مدیریت پروژه ، و برنامه ریزی عملیاتی ( اجرائی )
پروژه ها : برنامه های عملیاتی ، و برنامه های اجرائی اداری
غالب پروژه ها در تهیه و اجرای پروژه دارای مراحل یا فرایندی مشابه و تقریبا" واحد هستند که به طور کلٌی به صورت زیر می باشند :
- مطالعات وضع موجود ، شناخت مسائل و نیازها
- تعیین اهداف ( غالبا" کوتاه مدٌت )
- تهیه طرح یا طرح هائی کلٌی
- شناخت امکانات و تنگناهای موجود در راه رسیدن به هدف مورد نظر
- ارزشیابی طرح های ممکن
- تهیه طرح
- برنامه ریزی تفصیلی ( عملیاتی : شامل شناسائی فعالیت های لازم – تهیه جدول زمانبندی آنها – تخمین کلٌ مدٌت لازم برای اجرای پروژه بنا به فنون خاصٌ پروژه به خصوص پرت یا سی . پی . ام )
- تعیین مسؤولیت ها در اجرای پروژه ( سازماندهی و ترسیم چارت سازمانی پروژه ، گزینش و استخدام نیروی انسانی لازم ، لیجاد هماهنگی بین نیرو ها و بخش ها )
- نظارت بر جریان پیشرفت پروژه ؛ و کنترل آن
- نظارت بر هزینه پروژه (15)
- ارزیابیِ نتیجه ( عملکرد ) پروژه در نهایت توسط مدیریت عالی ( استراتژیکی ) بخش خصوصی یا نیمه عمومی یا دولتی سفارش دهنده پروژه و در صورت دولتی بودن یا تعلق به شهرداری و امثال آنها در « ستاد خاصٌ آن برنامه » و در مدیریت دولتی ایران نهایتا" در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (16) .
فرآیند پروژه
پروژه ، همیشه ، در همه جا ، و در همه حال دارای فرایندی واحد نیست ؛ به ویژه در مدیریت دولتی که مطالعات و تشخیص نیاز ها ، تعیین اهداف ، تدوین استراتژی ها و خط مشی های کلٌی از سوی مدیریت عالی ( استراتژیکی ) کشور صورت گرفته امکانات و تنگنا ها را در چهارچوب قانون بودجه تدوین می کنند بخش قابل توجهی ازبرنامه ریزی پروژه ، لااقل تا مرحله تعیین هدف ، قبلا" صورت می گیرد و مدیریت پروژه ، بسیار بیش از بخش خصوصی ، به وظایف اجرائی آن ، یعنی ارزشیابی طرح ها ( در اینجا با اتکاء بر معیارهای اجتماعی ) ، به ویژه برنامه ریزی تفصیلی و نظارت و کنترل محدود می شود . با این وجود غالب پروژه ها دارای فرایندی مشابه هستند که ما این فرایند را در بخش بعد می آوریم .
فرآیند پروژه ، مدیریت دولتی ، تشخیص نیازها ، تعیین اهداف ، تدوین استراتژی ها ، تعیین خط مشی ها ، مدیریت عالی ، امکانات ، تنگناها ، ارزشیابی طرح ها
پروژه
پروژه ، تعدادی از فعالیت های به هم پیوسته است که بر اساس یک برنامه ( زمانبندی ) اجرا می شود تا در طول مدتی ( غالبا" کوتاه ) با آغاز و انجامی مشخص ، به هدفی معین دست یابد (10) .
مدیر پروژه مسؤول شناخت نیاز ها – تعیین اهداف – انتخاب مناسب ترین طرح – برنامه ریزی تفصیلی – تعیین مسؤطلیت ها – نظارت بر پیشرفت و هزینه پروژه (11) و به ویژه اجرای موفقیت آمیز آن (12) تا رسیدن به هدف تعیین شده است . بنابر این وی به جای این که مدیر یک سازمان پایدار باشد مدیر برنامه ای برای رسیدن به یک هدف معین است ؛ و چون غالب سازمان ها نیز هدف یا اهداف مشخصی دارند که مکررا" در رسیدن به آن ها فعالیت کرده به تناوب به آن دست می یابند در تفاوت گذاری بین اداره سازمان و اداره پروژه می توان گفت که مدیر پروژه مسؤول فعالیت هائی یکباری و نسبتا" مستقل از سایر فعالیت ها برای رسیدن به یک هدف مشخص است که پس از رسیدن به هدف کاملا" خاتمه یافته تکرار نمی شوند ؛ و از این رو عنوان مدیریت پروژه با فنٌ برنامه « ارزشیابی و تجدید نظر در آن » یعنی پرت ( پی . ئی . آر . تی ) که برنامه ای یکباری است(13) عجین شده است .
مدیریت پروژه به معنی مطالعه یا مجموعه علوم و فنون مربوط به مدیریت پروژه ها است (14) . فرایند پروژه را شاید بتوان به صورت فعالیت ها و وظایفی پیوسته به عنوان تعریفی تفصیلی از پروژه و اهداف و وظایف آن تلقی کرد .
سازماندهی بر مبنای پروژه یا طرح
سازماندهی بر اساس پروژه یا طرح را اصولا" از مؤثر ترین ابزار مدیریت شمرده اند . در این گونه از سازماندهی ، به تعداد پروژه های موجود سازمان ، واحد هائی مستقل تشکیل می شود . این واحد ها قادرند بدون آنکه احتیاجی به سایر واحد ها و از آنجمله واحد های پشتیبانی نظیر « امور اداری » ، « امور مالی » و... داشته باشند مستقلا" فعالیت کنند .
مهم ترین مزایای اینگونه سازماندهی ، کاهش دادن مسائل مربوط به رعایت سلسله مراتب اداری و تاخیر در ارتباطات است – اگر چه در عوض نمی تواند تمام متخصصان را به صورت تمام وقت در اختیار داشته باشد ( زیرا فقط گاهگاهی به خدمت فلان متخصص نیاز داشته وی را به صورت پاره وقت ، قراردادی ، یا نظایر آنها استخدام می کند ) .
به دلیل کوتاهی مدٌت اجرای طرح ، استخدام دراز مدت و رسمی متخصصان امکانپذیر نیست ؛ حال آنکه مستخدمان ، به ویژه متخصصان ، نا امنی شغلی را به سختی تحمل می کنند ؛ و رغبت آنان به همکاری با یک « سازمان انسجام یافته بدون محدودیت طول عمر » است .
در رفع مسائل فوق الذکر در سازمان مبتنی بر طرح یا اصولا" مبتنی بر برنامه ، ماتریسی را ابداع کرده اند که آن نیز به دلیل فرماندهی دوگانه در هر واحد ،ایده آل نمی نماید (9) .
با اینهمه هنوز هم سازماندهی بر مبنای پروژه به دلیل حلٌ مسائل سلسله مراتبی – ارتباطی و صرفه جوئی هائی که در خود دارد ، به ویژه در امور فنٌی – اقتصادی تر نه تنها یکی از مؤثر ترین ابزار مدیریت شناخته شده است ، بلکه گاه راهی جز اجرای پروژه در سازمان خاص خود برای رسیدن به هدف یا اهداف مورد نظر وجود ندارد .
اهداف و وظایف عمومی دولت
اهداف و وظایف عمومی دولت را « تامین عادلانه رفاه اجتماعی » (6) یا به صورتی موجز تر از این « خدمت » به ملٌت دانسته اند * . بنابر این مدیریت پروژه در دولت ، که شامل هر بخش مشخص از اجرای فرامین و برنامه کلان دولت و در واقع یک « مدیریت اجرائی » است ، با « مدیریت پروژه » در بخش خصوصی تفاوت هائی اساسی می یابد .
مدیریت پروژه در بخش خصوصی و در قلمرو « مدیریت بازرگانی » و « مدیریت صنعتی » بیشتر به منظور تولید خدمات و کالاها ، ساخت و ساز ، و...به ویژه بیشتر در جهت کسب حد اکثر « سود » ممکن است ؛ و طبیعتا" بیشتر با معیارهائی اقتصادی - فنی ارزشیابی می شود .
مدیریت پروژه در بخش عمومی ( دولتی ) و شبه عمومی ( شهرداری ها و.... ) ، به خصوص در بخش دولتی چون در خدمت به ملٌت در پی کسب « سود » نیست و در واقع اهدافی اجتماعی - سیاسی - فرهنگی دارد نیاز به ارزشیابی هائی بیشتر اجتماعی دارد و کم تر اقتصادی .
* از نظر علمی خدمت به ملل دیگر خواه به اراده دولت بر سریر قدرت و خواه به اشاره ابر قدرت های جهانی و در مسیر استکبار آنها باشد در جهت تحکیم جایگاه دولت است و ، و اگر نامی دیگر نیابد ، خدمت به ملٌت محسوب نمی شود .
مدیریت پروژه چیست ؟
مدیریت پروژه ، مدیریت برنامه ، یا مدیریت مبتنی بر برنامه (1) که از دهه ی 1950 ، و قبل از همه در صنایع هوائی - فضائی - نظامی متداول شده است (1) مبحثی است که ریشه در مهنذسی سیستم ها (3) ، اقتصاد مهندسی (4) ، مدیریت مهندسی ، سازمان مهندسی یا سازمان پروژه ای (5) و نیز مدیریت تولید دارد .
موضوع مدیریت پروژه در مدیریت دولتی یا به طور کلی مدیریت عمومی ، به ویژه در سطوح مدیریت ها ی میانی یا مدیریت های اجرائی ، علاوه بر اتکاء بر « مدیریت مبتنی بر برنامه » ، مربوط به اهداف و وظایف عمومی دولت از یک طرف ، و نوع سازمان و سازماندهی مؤثر در انجام وظایف و بهترین راه رسیدن به هدف ها از طرف دیگر است .