فرآیند پروژه (2)

 غالب پروژه ها در تهیه و اجرای پروژه دارای مراحل یا فرایندی مشابه و تقریبا" واحد هستند که به طور کلٌی به صورت زیر می باشند :

- مطالعات وضع موجود ، شناخت مسائل و نیازها

- تعیین اهداف ( غالبا" کوتاه مدٌت )

- تهیه طرح یا طرح هائی کلٌی

- شناخت امکانات و تنگناهای موجود در راه رسیدن به هدف مورد نظر

- ارزشیابی طرح های ممکن

- تهیه طرح

- برنامه ریزی تفصیلی ( عملیاتی : شامل شناسائی فعالیت های لازم – تهیه جدول زمانبندی آنها – تخمین کلٌ مدٌت لازم برای اجرای پروژه بنا به فنون خاصٌ پروژه به خصوص پرت یا سی . پی . ام )

- تعیین مسؤولیت ها در اجرای پروژه ( سازماندهی و ترسیم چارت سازمانی پروژه ، گزینش و استخدام نیروی انسانی لازم ، لیجاد هماهنگی بین نیرو ها و بخش ها )

- نظارت بر جریان پیشرفت پروژه ؛ و کنترل آن

- نظارت بر هزینه پروژه (15)

- ارزیابیِ نتیجه ( عملکرد ) پروژه در نهایت توسط مدیریت عالی ( استراتژیکی ) بخش خصوصی یا نیمه عمومی یا دولتی سفارش دهنده پروژه و در صورت دولتی بودن یا تعلق به شهرداری و امثال آنها در « ستاد خاصٌ آن برنامه » و در مدیریت دولتی ایران نهایتا" در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (16) . 

سازماندهی بر مبنای پروژه یا طرح

سازماندهی بر مبنای پروژه یا طرح

سازماندهی بر اساس پروژه یا طرح را اصولا" از مؤثر ترین ابزار مدیریت شمرده اند . در این گونه از سازماندهی ، به تعداد پروژه های موجود سازمان ، واحد هائی مستقل تشکیل می شود . این واحد ها قادرند بدون آنکه احتیاجی به سایر واحد ها و از آنجمله واحد های پشتیبانی نظیر « امور اداری » ، « امور مالی » و... داشته باشند مستقلا" فعالیت کنند .

مهم ترین مزایای اینگونه سازماندهی ، کاهش دادن مسائل مربوط به رعایت سلسله مراتب اداری و تاخیر در ارتباطات است – اگر چه در عوض نمی تواند تمام متخصصان را به صورت تمام وقت در اختیار داشته باشد ( زیرا فقط گاهگاهی به خدمت فلان متخصص نیاز داشته وی را به صورت پاره وقت ، قراردادی ، یا نظایر آنها استخدام می کند ) .

به دلیل کوتاهی مدٌت اجرای طرح ، استخدام دراز مدت و رسمی متخصصان امکانپذیر نیست ؛ حال آنکه مستخدمان ، به ویژه متخصصان ، نا امنی شغلی را به سختی تحمل می کنند  ؛ و رغبت آنان به همکاری با یک « سازمان انسجام یافته بدون محدودیت طول عمر » است .

در رفع مسائل فوق الذکر در سازمان مبتنی بر طرح یا اصولا" مبتنی بر برنامه ، ماتریسی را ابداع کرده اند که آن نیز به دلیل فرماندهی دوگانه در هر واحد ،ایده آل نمی نماید (9) .

با اینهمه هنوز هم سازماندهی بر مبنای پروژه به دلیل حلٌ مسائل سلسله مراتبی – ارتباطی و صرفه جوئی هائی که در خود دارد ، به ویژه در امور فنٌی – اقتصادی تر نه تنها یکی از مؤثر ترین ابزار مدیریت شناخته شده است ، بلکه گاه راهی جز اجرای پروژه در سازمان خاص خود برای رسیدن به هدف یا اهداف مورد نظر وجود ندارد .