مدیریت پروژه ، و برنامه ریزی عملیاتی ( اجرائی )
پروژه ها : برنامه های عملیاتی ، و برنامه های اجرائی اداری
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (8)
تعیین و انتخاب هدف ها
غرض ها ( هدف یا هدف های نهائی : استراتژیکی کشور )
غرض های برنامه ریزی برای مدیر اجرائی آن چیزی نیست مگر برنامه ی مافوق وی ، و بنابر این مدیر اجرائی یا مدیر پروژه چندان ربطی به هدف نهائی برنامه های کلانی که وی جزئی از آنها را اجرا می کند نمی یابد .
معمولا" هدف های برنامه های توسعه اقتصادی - اجتماعی - فرهنگی کشور به عنوان غرض ها( مسائل اساسی - موضوعات و آرمانها - و نیز امکانات و تنگناهای کشور شناخته شده توسط مطالعات و منعکس در آمار و اطلاعات ) ی برنامه های عملیاتی معرفی می شوند (1).
هدف ها
هدف های مدیریت اجرائی و عملیاتی ، به ویژه مدیریت میانی (2) قاعدتا" هدف هائی مشخص تر از هدف های مدیریت های عالی و استراتژیکی است . مثلا" اگر سواد آموزی یکی از اهدافمدیریت سیاسی کشور را تشکیل میدهد هدف یک مدیریت عملیاتی سواد آموزی فلان درصد از بیسوادان در قلمرو مدیریت خود در کوتاه مدت می باشد (3) . ازاینجاست که به منظور هرچه مشخص تر شدن و بنابر این عملی تر شدن اهداف ، تجزیه هدف های برنامه ی جامع کشوری ضرورت یافته است .
تعیین هدف های استراتژیک ، برنامه استراتژیک (کلان = کشور ) ، غرض ها ، مدیریتهای عالی ( استراتژیک )
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (6)
فرایند برنامه ریزی عملیاتی
1 - تهیه برنامه ( غالبا" کوتاه مدت ) تولید
* شرح تفصیلی
* تعریف مفاهیم
* هدف ها
* روشها : مراحل انجام کار ، وسایل و ابزار کار
* تعیین زمان لازم برایرسیدن به هرهدف
*بودجه : تعیین و تخصیص منابع لازم برایهرفعالیت
* سازماندهی کار
2 - تعیین معیارهای عملکرد ؛ و به اجرا در آوردن برنامه تهیه شده
3 - ثبت آنچه عمل می شود ، مقایسه آن با برنامه ، و تشخیص اختلافات عمل با برنامه
4 - گزارش اختلافات موجود به ستاد برنامه ریزی ، و گرفتن رهنمودها
5 اصلاح عملیات و تطبیق آن بابرنامه
یا
6 - اصلاح و تجدید نظر در برنامهیا تهیه برنامه جدید (14) .
تعریف مفاهیم ، روشها ، فرایند عملیات ، برنامه تولید ، تعیین معیارهای عمل ، ثبت فعالیتها ، نظارت ، تشخیص انحرافات از برنامه ، اصلاح عملیات ، تجدید نظردر برنامه
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (5)
تعریف برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی عبارت است از عناصر ، حتی جزئیات ، و در واقع اجرای فعالیت های مشخص از یک برنامه جامع ( کلان . کشوری ) که با پیش بینی تمام فعالیت های مشخص و باصطلاح عملیات لازم در یک فرایند تولید ( گاه کالاها ، و ) خدمات ؛ و تصمیم گیری در مورد هریک از آنها صورت می گیرد ؛ با توجٌه به امکانات و تنگناها و تحولات محیط ، احتراز هرچه بیشتر از تنگناها ، و استفاده ی حدٌاکثر از منابع موجود ، به منظور تولید کالاها یا خدمات مورد نظر ( باکمٌیت ، کیفیت و شکل مطلوب ) (13) .
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (4)
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی ، موقعی مفهوم و مفید واقع می شود که مورد عمل و اجرا واقع شود (1) ؛ و بنابراین تحقق اهداف کشور در عمل ، برعهده مدیران عملیاتی و اجرائی است .
در مدیریت دولتی ،برنامه ریزیِ توسعه برپایه ی اختیارات مدیران عالی - سیاسی - استراتژیکی ، و نهایتا" سیاست های کشوریِ شناخته شده است (2) ؛ امٌا :
اوٌلا" ، لازم است که هر مدیر اجرائی به اندازه ی کافی از برنامه توسعه ی کشوری مطلع باشد تا بتواند اجرای قسمتی از برنامه توسعه را که به وی محول شده است دقیقا" دریابد و نهایتا" بیشتر و سریع تر به اهداف تعیین شده در این قسمت برسد (3) .
ثانیا" در حالی که مدیران سیاسی و بلند پایه مسیر کلٌی ( نقشه ی راه ) کشور را بر رسی می کنند لازم است که مدیران همه ی رده های سازمانی برنامه های سازمان تحت مدیریت خود را آماده کنند تا از این راه به دستیابی به هدفهای کلان کشور کمک کنند (4) ؛ ( دولت ، مجموعه ای از سازمان های عمومی - محلٌی و رفاهی است که به منظور خدمت به ملٌت تشکیل شده است و بنا به یک برنامه جامع ، که از بودجه ی عمومی کشور تغذیه می شود ، به خدمات عمومی می پردازند ؛ امٌا هریک از این سازمان ها در رده های اجرائی، نظیر اداره کل ، دفتر ، واحد و اداره ، درواقع مجموعه ای سازمان یافته از افرادی هستند که در چهارچوب قوانین و مقررات کشوری ، ارائه ی یکی از خدمات عمومی را برعهده گرفته اند (6) )
به این ترتیب هر حوزه از مدیریت در هر رده ای که باشد برای رسیدن به هدف یا اهداف سازمانی خود حرکت و فعالیت می کند؛ و به منظور دورتر کردن این حرکات و فعالیتها ناگزیر از برنامه ریزی است . این برنامه ها طبیعتا" در بخش های اجرائی و سازمان هائی که وظایفی عملیاتی تر برعهده گرفته اند دقیق تر ، عمیق تر و مشخص تر است . پس :
اگر مدیران اجرائی ، یعنی مدیران میانی و مدیران پایه ، ازمسؤولیت برنامه ریزی برخوردار نباشند اصولا" مدیر نیستند (7) . نهایتا" اگر چه برنامه ریزی استراتژیکی کشور بنیادی تر و گسترده تر از برنامه ریزی عملیاتی استامٌا درسازمان هائی اجرائی است که جنبه ای دقیق تر ، مشخص تر و عملی تر به خود می گیرد ؛و از اینجاست که مدیران ، در هر رده ی سازمانی که باشند ، به عنوان بنیادی ترین وظیفه ی خود به برنامه ریزی می پردازند (8) ؛ و باز از همین جا است که گفته اند :
موقعیت مدیران اجرائی در هر سازمان اموراداری کشوری به میزان توانائی آنها در برنامه ریزی بستگی دارد (9) .
ثالثا" بنا به برخیاز فلسفه های مدیریت، اصولا" برنامه ریزی باید از پائین ترین رده های سازمانی شروع و از آنجا تا عالی ترینرده های سازمان سرایت یابد (10) ( چرا که مدیریت اجرائی دارای اطلاعات دست اوٌل ، دقیق تر و کامل تری است و بنا بر « مدیریت مبتنی بر هدف » هرگاه کارمندان یک سازمان اجرائی خود به تعیین اهداف ، و برنامه ریزیِ تحقق آن ، بپردازند تابا انگیزه ی بسیار بیشتری در اجرای برنامه فعالیت می کنند (11) ) و در چنین وضعیتی اصولا" اهدافی تعیین نمی گردند که فقظ ذهنی ، آرمانی و در واقع غیر قابل دستیابی باشند (12) .
برنامه توسعه ، نقشه راه ، هف های کلان کشور ، مدیریت میانی ، مدیریت پایه ، مدیریت اجرائی ، برنامه ریزی اجرائی ، برنامه ریزی از پائین ، اطلاعات دست اوٌل ، مدیریت مبتنی بر هدف .
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (4)
سازمان برنامه
سازمان ، مجموعه ای است نظام مند از افراد ، یا گروهها ، و در واقع مسؤولین امور ، طبقه بندی شده در گرههای کنش و واکنش و به طور کلٌی همکاری منطقی در راه رسیدن به هدفهای موضوعی فرعی و جزئی مشترک ؛ و نهایتا" هدفی اصلی ، کلٌی و دربرگرنده ی هدفهای فرعی و جزئی .
در سازماندهی مدیریت کلان ( استراتژیکی ) یک کشور ، با توجٌه به قانون اساسیِ آن کشور ، طرحی * از اهداف مورد نظر تهیٌه ، تنظیم و به نحوی متکی بر تقسیم کار ، ساختاری و نظام مند تدوین می شود ، حدٌ و حدود فعالیتهای دسترسی به هدفها تعیین می شود ، و شاخه ها و شعبات ، و روشهای کار در هر شاخه و شعبه در این تشکیلات ترسیم می گردد ؛ و معمولا" به صورتی کلٌی در نموداری به عنوان « چارتر تشکیلاتی دولت » منتشر می شود .
این تشکیلات نهایتا" براساس فعالیت های لازم در راه حفظ و توسعه کشور ترسیم شده است و آنگاه لازم است که چند و چون و به خصوص زمان و طول مدٌت هر فعالیت ترسیم شود که به این امر برنامه ریزی گفته می شود .
پس از ارائه و وجود طرحی کلٌی ، هر شاخه و شعبه و در واقع هر وزارتخانه ، سازمان ، نهاد ، شرکت ... برنامه ی رسیدن به هدف یا هدفهای تحت مسؤولیت خود را تدوین می نماید و از اینجاست که سازمانی لازم است تا این برنامه ها را تلفیق داده هماهنگ و یکپارچه سازد .
سازمان برنامه
غرض ها و ماموریت ها ، اهداف ( مبتنی بر اطلاعات و تحقیقات عمومی ) ، فرضها یا فرضیه ها ، استراتژی ها و سیاستها و خط مشی های عمومی قبلا" توسط مدیریت عالی کشور از قبیل مجلس ملٌی ، دولت و قوٌه قضائیه تنظیم و به صورت قانون برنامه یا طرح برنامه مدون شده اند که بامجموعه ای از پیشنهاداتی ( که طبیعتا" نمی بایست خلاف قوانین موجود ، به خصوص قانون برنامه باشند ؛ و الٌا اصلاح و تغییر قانون برنامه کشور ضروری می گردد ) در اختیار ستاد برنامه ریزی یا نهایتا" سازمان برنامه کشور قرار می گیرند .
سازمان برنامه در عمل ، و در نقش یک ستاد برنامه ریزی کلٌ کشور ( استراتژیک ) ، به منظور تسهیل و تسریع ، ابتدا طرحی کلٌی از برنامه یک کشور را به صورت رهنمود به وزارتخانه ها ، و سایر سازمانها و مؤسسات مربوطه ارائه می کند و آنگاه در تهیه و تدوین برنامه در هرشاخه و هر وزارتخانه و سازمان اجرائی ، به راهنمائی های لازم و نظارت می پردازد .
از اینجا به بعد برنامه ریزی عملیاتی دولتی که از هر لحاظ ، مگرهدف نهائی ( که لزوما" سود نیست ) ، به پروژه شبیه است ؛ شروع می شود .
* طرح ، و نه یک برنامه ی دقیق و نهائی
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (3)
مسئله ی غامض سازماندهی برنامه ریزی و برنامه گزاری در کشورهای عقب مانده
به زبانی عمومی برنامه ریزی برای این است که زندگی آینده خود را حتی الامکان خود بدست گیریم و به قضا و قدر نسپاریم ، بدانیم چه میخواهیم ؟ و به کجا می خواهیم برسیم و تا چه حدٌ ؟ و در این راه حساب و کتاب داشته باشیم .
برنامه ریزی در آلمان و انگلستان و فرانسه از زمانی (1946) شروع شد که بر اثر جنگ های بین الملل اوٌل و دوٌم نیاز به بازسازی خود داشتند و به این منظور فاقد توانائی مالی بوده دست نیاز نزد ایالات متحده ی آمریکا دراز کردند . ایالات متحدهی آمریکا نیز که از فساد اداری نزد در این کشورها ، سوء استفاده ی مسؤولین و اختلاس های بزرگ احتمالی با خبر بود کمکهای خود را به وجود حساب و کتاب در قالب برنامه و بودجه مشروط کرد .
طبیعتا" به این منظور واحد یا سازمانی دولتی ضرورت می یافت تا مسؤولیت امر را بر عهده گیرد که در کشورهائی مختلف نام هائی مختلف یافت .
در کشورهای کمتر توسعه یا فته گاه وزارت برنامه ریزی تاسیس شده است ، از جمله در کشورهای آفریقائی چون توگو - مغرب - تونس - الجزایر - گابون - کامرون و ... که غالب این کشورها چون هائیتی تحت تاثیر نظام برنامه ریزی فرانسوی ، ارتباط برنامه ریزی با تجارت خارجی و به نوعی وابستگی و... می باشند .
در فرانسه مرجعی بنام مدیریت ( کمیساریا ) کلٌ برنامه تاسیس شد ه است .
کمیساریای کل ٌ برنامه در فرانسه بین 1346 تا 206 فعٌال بوده است و به برنامه ریزی اقتصادی آن کشور و مستعمراتش ، به خصوص به صورتی کمٌی و دقیق ، می پرداخته است . از سال 206 تحت عنوان و سازمان جدید « مرکز تدوین استراتژی » ادامه داده است که طبیعتا" در کشوری پیشرفته و صنعتی ، در مرکز اروپا و بامستعمراتی متعدد استراتژی در آن اهمٌیت می یافته است ؛ و نهایتا" از سال 2013 تحت عنوان « استراتژی فرانسه » فعالیت می کند .
کشورهای در حال توسعه که هنوز به این مرحله ی استراتژیک بودن نرسیده اند ؛ به دلیل دیکتاتوری ها ، کم توانی های علمی ، و سوء استفاده های اداری نه تنها در همان مرحله ی برنامه ریزی کلاسیک ، توصیه ای سازمان ملل متحد ، باقی مانده اند بلکه همچنان از عهده ی همان مقدار نیز برنیامده اند .
برنامه ریزی در آلمان ، آمریکا ، انگلستان ، و... نیز به دلیل سیستم شدید سرمایه داری آنان که غیر قابل اعمال در کشورهای درحال توسعه است و به خصوص سیستم فدرالیشان که با نظام حکومت متمرکز ( مثلا" در ج . ا . ایران ) مطابقت نمی کند نتوانسته اند چنانکه مراجعی استکباری انتظار داشته اند الگوئی مناسب برای کشورهای درحال تو سعه و عقب مانده قرار گیرند .
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (2)
برنامه ریزی دولتی
برنامه ریزی به عنوان روش عقلانیِ دولت برای رسیدن به اهداف تامین و رفاه و توسعه معرفی شده است (10) .
اهمٌیت برنامه ریزی آن را به صورت نخستین و بنیادی ترین وظیفه ی دولت ، و بنابر این مدیریت دولتی معرفی می کند ؛ حتی در قرن نوزدهم هانری فایول ، دانشمند بزرگ فرانسوی در علوم مدیریت و به ویژه سازماندهی ، آن را به عنوان نخستین وظیفه از وظایف اصلی دولت برشمرده است :
برنامه ریزی - سازماندهی - هدایت و رهبری - نظارت و کنترل
ضرورت برنامه ریزی در ضرورت مدیریت است : بدون برنامه ریزیهر پیشآمدی به قضا و قدر واگذار شده خلیفة اللهی انسان بر روی زمین ، و سیر الی الله به سوی مطلوب الدنیا والآخره ، نادیده گرفته می شود .
در ضمنِ برنامه ریزی است که مدیر پی میبرد چگونه سازمانی لازم دارد ، به خدمت چه اشخاصی با چه شایستگی هائی نیاز می رود ، انان را در چه راه یا راههائی باید راهنمائی کرد ، و چگونه نظارتی اقتضاء می کند . دولت و مدیران دولتی نیز مانند سایر مدیران نمی توانند بدون اقدامات برنامه ریزی شده ، وظیفه نظارت را انجام دهند (12) .
برنامه ریزی عملیاتی در مدیریت اجرائی دولتی (1)
مقدمه
افراد یک ملٌت به منظور استقرار امنیت ، تامین اجتماعی و رفاه اقتصادی راه را در وحدت و مشارکت با یکدیگر ؛ و بنابر این تشکیل یک دولت می بینند . پس دولت ، بدون اینکه از ملٌت جدا باشد ، چون یک سیستم عصبی و قدرتمند نشآت گرفته ازاندامی که همان ملٌت باشد (1) مامور پاسخگوئی به خواست ها یا باصطلاح تحقق هدف های ملٌتی است که آن را انتخاب کرده است (2) .
هدف دولت که قاعدتا" همان هدف ملٌت و عملا" هدف یک کشور به شمار می رود « تامین عادلانه رفاه اجتماعی » است (3) .
وظیفه دولت ، بنابر آنچه در یکی از مشهورترین تعاریف سیاست هم آمده است « مجموعه اقداماتی هدفدار » (4) است که در این باره انجام می دهد .
مدیریت دولتی به این ترتیب طبیعتا" مدیریت مبتنی بر هدف وبه عبارتی روشن تر در استفاده ی مؤثر از منابع محدود برای رسیدن به هدف های مطلوب (5) است .
اهداف مطلوب هر ملٌتی همانطور که اشاره شد به دو بخش اساسی تقسیم می شوند :
- استقرار امنیت و تامین اجتماعی
- سازندگی زندگی اقتصادی : رفاه (6)
اهداف اصلی زندگی اقتصادی ، یعنی « تولید » ، « سود » ، و به طور کلٌی « رشد » ، خود نهایتا" در خدمت تامین و رفاه اجتماعی قرار می گیرند و توام با اهداف اصلی زندگی اجتماعی ، یعنی « خدمت » ( و توانمند سازی ) تحت عنوان «توسعه » ، هدف نهائی هردولت و مدیریت دولتی را به منظور « بقاء » (7) و حفظ قدرت خود تشکیل می دهند .
اهداف و وظائف اصولی دولت ، به صورتی عام ، و در تمام جهان ، را می توان در خلال « اهداف تو سعه » ، که به صورتی علمی مدون گشته اند ، جستجو کرد (8) .
اهداف و وظایف اصولی دولت ، به صورتی خاص و در کشوری معیٌن در قانون اساسی آن کشور مندرج شده است که عمولا" ، در اکثر قریب به اتفاق موارد ، با هدف توسعه مزبور مطابقت می نماید (9) .